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/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / PROP_ V7.0 Property Manager / PROP-X70.exe / PROPERTY.ACS / ACT1.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-08-15  |  9KB  |  207 lines
  1.  
  2.                        Help Screen For Activities File  
  3.  
  4.                                  Overview
  5.  
  6. The Activities file serves 3 purposes:
  7.  
  8. 1⌐ A≤ yo⌡ contac⌠  Tenant≤ ove≥ thσ phone¼ thσ screeε wil∞ identif∙ t∩  yo⌡ ì
  9. detai∞  informatioε  oε tha⌠ Tenan⌠ a≤ sooε a≤ yo⌡ inpu⌠ thσ  compan∙  namσ ì
  10. int∩ thσ Activit∙ screen¼ o≥ thσ firs⌠ fe≈ letter≤ oµ thσ compan∙ name« 
  11.  
  12. 2⌐  Iε you≥ absence¼ you≥ secretar∙ ma∙ bσ receivinτ inquirie≤ fo≥ you«  Iε ì
  13. thosσ  case≤ wherσ thσ calle≥ alread∙ ha≤ ß recorΣ entereΣ int∩ thσ  Tenan⌠ ì
  14. file¼  you≥  secretar∙ wil∞ seσ al∞ oµ thσ detai∞  informatioε  abou⌠  tha⌠ ì
  15. Tenan⌠ iε ▓ seconds«  If¼ oε thσ othe≥ hand¼ tha⌠ inquir∙ i≤ froφ ß  Tenan⌠ ì
  16. no⌠ knowε t∩ you¼ you≥ secretar∙ wil∞ theε bσ ablσ t∩ ente≥ ß messagσ  plu≤ ì
  17. somσ morσ detai∞ information¼ sucΦ a≤ name¼ address¼ anΣ zi≡ code« 
  18.  
  19. Thi≤  achieve≤  tw∩ objectives║  a⌐  Yo⌡ o≥ you≥ secretar∙ caε  inpu⌠  datß ì
  20. int∩  thσ Activit∙ filσ oε an∙ Tenant¼ regardles≤ oµ  whethe≥ o≥  no⌠  the∙ ì
  21. arσ alread∙ iε thσ Tenan⌠ file« b⌐ Message≤ takeε iε you≥ absencσ int∩  thσ ì
  22. 'NEWº  categor∙  wil∞  no⌠  bσ los⌠ bu⌠ wil∞ bσ  groupeΣ  togethe≥  iε  thσ ì
  23. activit∙  reports¼ witΦ thei≥ comment≤ anΣ phonσ numbers« Iε thi≤ way¼  yo⌡ ì
  24. caε follo≈ u≡ oε al∞ inquirie≤ madσ iε you≥ absence¼ eveε iµ you≥ secretar∙ ì
  25. recordeΣ partia∞ messages.
  26.  
  27. 3⌐   Al∞ oµ thσ activities--botΦ incominτ inquirie≤ anΣ outgoinτ  calls--ì
  28. wil∞  generatσ  reports¼  sorteΣ  b∙  name¼  dates¼  compan∙   name¼ ì
  29. comments¼ tha⌠ wil∞ hel≡ yo⌡ tracδ anΣ theε follo≈ u≡ oε thosσ calls.
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35. Observσ  tha⌠  iµ  thσ  Tenan⌠ i≤ alread∙ iε thσ  Tenan⌠  file¼  ß  lo⌠  oµ ì
  36. informatioε i≤ displayeΣ eithe≥ t∩ yo⌡ o≥ t∩ you≥ secretary¼ bu⌠ yo⌡  inpu⌠ ì
  37. onl∙  │  ne≈ item≤ pe≥ activity║ "COMMENTS"¼ "DAT┼ O╞ NEX╘  APPOINTMEN╘  O╥ ì
  38. COMMITMENT"¼  anΣ   "HO╫  MUC╚  REVENUE/EXPENS┼  DI─  YO╒  INCU╥  O╬   THI╙ ì
  39. ACTIVITY".
  40.  
  41.                       ================================
  42.                       |           OPTION "C"          |
  43.                       |    Creating a Callback list   |
  44.                       =================================
  45.  
  46.  
  47. This 'callback' option is a special case of the Add option on the  activity ì
  48. menu  that  you just came from.  It takes all commitments  or  appointments ì
  49. that you had made for today, and then scrolls through each record as though ì
  50. you had entered them one at a time from the report: 'Today's Appointments'.  
  51.  
  52. It  shows  you the comment from the activity record  where  you  originally ì
  53. created  the  future commitment that resulted in today's  appointment.   It ì
  54. then  creates  a new activity record for each of today's  appointments  and ì
  55. waits for you to enter in any comment or future commitment.è
  56.  
  57.  
  58.                        ================================
  59.                       |           OPTION "A"          |
  60.                       |     ADDING A NEW RECORD       |
  61.                       =================================
  62.                                (A to Add  data)
  63.  
  64. T∩ understanΣ ho≈ t∩ adΣ ß recorΣ int∩ thσ activit∙ file¼ g∩ t∩ tutoria∞  ▓ ì
  65. iε  PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF«    
  66.  
  67. Iεá brief¼á  al∞ record≤ iε thσ activit∙  filσ  arσ relateΣ  t∩ record≤á iε ì
  68. thσ Tenant file«á  An∙ onσ recorΣ iε thσ Tenant  filσ caε  havσá multiplσ ì
  69. record≤á iεá thσ activit∙ file«á   An∙ timσ yo⌡ attemp⌠  t∩ adΣ  ßá  recorΣ  ì
  70. int∩ thi≤ file¼á thσ prograφ wil∞ firs⌠ seσ iµ  yo⌡  havσ  ß maste≥  recorΣ ì
  71. fo≥ tha⌠ activit∙ iε thσ Tenant file«á  Thσ prograφ ha≤á  one¼á exception¼ ì
  72. though║á  iµá yo⌡á ente≥á aε activit∙ witΦ ß compan∙ namσá oµá  'NEW'¼á thσ  ì
  73. prograφ allow≤ aε unlimiteΣ numbe≥ oµ 'unattachedº activitie≤  iε  thσ filσ ì
  74. witΦ thi≤ name«  
  75.  
  76.  
  77.                       ================================
  78.                       ⁿ           OPTIO╬ "Gó          |
  79.                       | RETRIEVING AN EXISTING RECORD |
  80.                       =================================
  81.                              (G to GET/EDIT data)
  82.  
  83.  
  84. Oncσ  yo⌡ understanΣ ho≈ t∩ retrievσ ß recorΣ usinτ thσ "Gó optioε  iε  thσ ì
  85. Tenantá  file¼á  theε  yo⌡ caε d∩ thσ samσ iε abou⌠ an∙  othe≥á  par⌠á  oµ  ì
  86. thσ program«  
  87.  
  88. Observσ  tha⌠  wheε yo⌡ searcΦ fo≥ ß recorΣ iε thσ Activit∙ file¼  yo⌡  arσ ì
  89. lookinτ  fo≥ ß compan∙ name¼ usinτ thσ  "Só optioε withiε thσ  "Gó  screen«  ì
  90. Oncσ  yo⌡ finΣ thσ record¼ yo⌡ havσ actuall∙ locateΣ thσ firs⌠  recorΣ   oµ ì
  91. al∞  oµ thσ Activit∙ record≤ unde≥ tha⌠ compan∙ name«  T∩ theε looδ a⌠  thσ ì
  92. record≤  "behindó tha⌠ firs⌠ one¼ usσ thσ "Fó anΣ "Pó option≤ (ForwarΣ  anΣ ì
  93. Prior⌐ t∩ fli≡ bacδ anΣ fortΦ t∩ seσ eacΦ record«  Al∞ activit∙ record≤ fo≥ ì
  94. an∙ onσ Tenant arσ groupeΣ togethe≥ b∙ date¼ theε timσ oµ message.
  95.  
  96.  
  97.                                ==============
  98.                                |  OPTION S: |
  99.                                ==============
  100.  
  101. Daily  Snapshot  of Appointments.   This gives you a quick listing of  your ì
  102. appointments  for  any one day.    If you had entered a time  for  any  one ì
  103. appointment, then that appears also.
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.                                ==============
  109.                                |  OPTION 1: |è                               ==============
  110.  
  111.  
  112. Calendar«   Thi≤ wil∞ sho≈ yo⌡ thσ day≤ oµ thσ weeδ fo≥ an∙ ┤  weeδ  perioΣ ì
  113. tha⌠ yo⌡ selec⌠ fo≥ thσ nex⌠ 2,00░ years«  UseΣ fo≥ clarifyinτ day≤ oµ  thσ ì
  114. weeδ anΣ numeriπ day≤ oµ thσ montΦ wheε establishinτ appointments.
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.                                ==============
  120.                                |  OPTION O: |
  121.                                ==============
  122.  
  123.  
  124.                      O  for Open or Pending Activities
  125.  
  126.  
  127. Thi≤  optioε give≤ yo⌡ thσ abilit∙ t∩ se⌠ asidσ activitie≤ int∩ ß  'bucketº ì
  128. tha⌠ yo⌡ designatσ a≤ stil∞ opeε o≥ pending«  Somσ activitie≤ ma∙ no⌠  havσ ì
  129. ß  futurσ commitmen⌠ datσ bu⌠ arσ unresolveΣ pendinτ somσ othe≥ follo≈  up«  ì
  130. Yo⌡  caε  thinδ  oµ thesσ 'Openº activitie≤ a≤ existinτ iε  aε   'Openº  o≥ ì
  131. 'Pendingº folder.
  132.  
  133. B∙  default¼ al∞ activit∙ record≤ arσ 'Closed'«  Yo⌡ caε elec⌠ t∩ makσ  an∙ ì
  134. singlσ  activit∙  recorΣ  'Openº b∙ enterinτ thσ 'F10º ke∙  oε  eithe≥  thσ ì
  135. Activit∙ AdΣ o≥ Activit∙ Ge⌠ screen« 
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.                          Treatment of FAX numbers:
  142.  
  143. Thi≤ prograφ wil∞ carr∙ ove≥ you≥ FA╪ numbe≥ int∩ eacΦ activit∙ recorΣ a≤ ß ì
  144. visua∞ conveniencσ fo≥ yo⌡ iµ yo⌡ observσ thesσ steps:
  145.  
  146. 1)  Enter a 'FAX=' code into the comment line of the tenant file.
  147. 2)  At the end of the FAX number, place a '/'.
  148.  
  149.  
  150. EacΦ tenant recorΣ ha≤ tw∩ line≤ fo≥ comments«  Notσ tha⌠ yo⌡ caε placσ thσ ì
  151. 'FAX=º  codσ  int∩ eithe≥ line¼ iε an∙ placσ iε tha⌠  commen⌠  line«   Als∩ ì
  152. observσ tha⌠ casσ conventioε i≤ irrelevant«  'FAX=º i≤ tha⌠ samσ ì
  153. a≤ 'fax='.
  154.  
  155. Let'≤ say¼ fo≥ example¼ tha⌠ you≥ tenant ha≤ ß FA╪ numbe≥ oµ (214)690-4782«  ì
  156. Yo⌡  woulΣ theε ente≥ thi≤ codσ int∩ thσ commen⌠ linσ oµ thσ  Tenan⌠ record:
  157.  
  158.                             FAX=(214)690-4782/
  159.  
  160.  
  161. Thσ  prograφ wil∞ interpre⌠ thσ '/º a≤ thσ enΣ oµ you≥ FA╪ numbe≥ anΣ  wil∞ ì
  162. theε movσ ove≥ thi≤ phrasσ t∩ thσ beginninτ oµ eacΦ ne≈ activit∙ record:
  163. è                            FAX=(214)690-4782
  164.  
  165.  
  166.                    Treatment of duplicate Company Names:
  167.  
  168. An option exists within the program to accommodate duplicate Company Names.  
  169.  
  170. Remember that when you enter an individual name without a Company Name, the ì
  171. program  will  create a Company Name consisting of 'first plus last'  name.  ì
  172. Later,  when you print labels,  the label generator will look to see if the ì
  173. Company  Name is the same as 'first plus last' name and will then skip  the ì
  174. Company  Name in the label,  thereby freeing up one line of the  five  line ì
  175. label.
  176.  
  177. To  insert any company name of your choosing in this skipped line,  observe ì
  178. the following logic:
  179.  
  180. 1)  Enter a 'DUPL=' code into the comment line of the tenant file.
  181. 2)  At the end of the duplicate name, place a '/'.
  182.  
  183.  
  184. Each Tenant record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  185. 'DUPL='  code  into either line, in any place in that comment  line.   Also ì
  186. observe  that  case  convention is irrelevant.  'DUPL='  is  that  same  as ì
  187. 'dupl='.
  188.  
  189. Once the program senses that you have entered a 'DUPL=' code,  that  entire ì
  190. name will be placed into the label in the line where the company name would ì
  191. have gone before.
  192.  
  193. Observe  that this duplicate company name logic will also work when you are ì
  194. outputting data.  Recalling the Main Program Menu, option B:
  195.  
  196.                         "B)  Import or Output data"
  197.  
  198.  
  199. Once you select 'B' on the Main Program Menu, you will then see the 'Import ì
  200. or  Output  Data  Menu.'  If you select options 2, 3, 4,  or  5,  then  the ì
  201. duplicate company name logic will work with these selections as well.
  202.  
  203.             "2)  Output records to Wordstar/Mailmerge[TM]"
  204.             "3)  Output records to WordPerfect[TM] 4.2 or 5.0"
  205.             "4)  Output records to dBASE III [Reg. TM]"
  206.             "5)  Output records to Microsoft [Reg. TM] Word 4.0"
  207.